Haloo, kuuluuko??

Viestinnän prioriteetit ovat muuttuneet vuodessa radikaalisti.

Keväällä yli miljoona suomalaista siirtyi etätöihin koronarajoitteiden vuoksi, ja moni tiimi ja organisaatio työskentelee tälläkin hetkellä hajautetusti. Töitä tehdään etänä kotona, eri toimipisteissä ja globaaleissa organisaatioissa myös eri aikavyöhykkeillä.

Etätöiden myötä kansainvälisten yritysten viestintähaasteista on tullut nyt pientenkin yritysten pullonkaula.

Töiden siirtyminen palaveripöydistä, kahviautomaateilta ja avokonttoreista kotineliöihin on edellyttänyt sopeutumista, uusien työkalujen haltuunottoa, itsensä ja muiden johtamista sekä epävarmuuden sietämistä aivan uusissa mittasuhteissa. Ja viestintää – entistä enemmän ja parempaa viestintää.

Sisäinen viestintä on vihdoin saanut ansaitsemansa arvostuksen.

Hyvä fiilis ei ole klisee vaan kilpailuetu

Viestintä työpaikoilla on välttämätöntä. Hyvä viestintä vähentää epävarmuutta, lisää motivaatiota, luo yhteenkuuluvuutta, rakentaa luottamusta ja kasvattaa hyvää fiilistä. Työntekijöiden hyvä fiilis lisää kauppaa.

Sisäistä viestintää ei ole pelkkä yksittäinen tiedote tai pakollinen puiseva viikkopalaveri. Se on dialogia, yhdessä ideointia, ajatusten ja kokemusten jakamista, työtoverin kuuntelemista, ongelmien ratkaisua, yhdessä kehittämistä ja omien auttamista. Henkilökohtainen puhelu tai tsemppiviesti, kiitos, palaute ja aito välittämisen osoitus – arvostan sinua.

Ei ole vaikeaa uskoa tutkimuksia: tunneälykkäässä ja empaattisessa organisaatiossa on vähemmän poissaoloja ja parempi työssäjaksaminen.

Johdon on tuettava tätä jaksamista tai muuten kauniit puheet henkilöstöstä yrityksen tärkeimpänä voimavarana voi haudata saman tien sairaspoissaoloilmoitusten alle.

Tälläkin hetkellä tämä etänä työskentelevä myyttinen voimavara, koronan koteihinsa eristämä henkilöstö, johtaa itse itseään, toteuttaa yrityksen strategiaa, rakentaa yritysmielikuvaa ja tekee tulosta olosuhteista riippumatta. Se tarvitsee siihen tukea, tietoa, tavoitteita ja ennen kaikkea tunnetta yhtenäisyydestä.

Miten johtaa yhteishenkeä, rakentaa yhteisöllisyyttä ja luoda hyvää fiilistä, kun perinteiset kohtaamiset ovat harvassa?

Monikielisyys lisää arvostuksen tunnetta työpaikoilla

Kansainväliset organisaatiot opettavat meille paljon hajanaisten työyhteisöjen johtamisesta. Ne ovat jo pitkään käyttäneet apuna erilaisia viestintäsovelluksia ja tiimialustoja. Myös sähköpostiviestinnän on todistettu vähentävän viestinnän väärin tulkitsemista työyhteisöissä.

Yhteisen kielen löytäminen on yksi tärkeimmistä viestinnän tavoitteista, jota tulisi työstää jo yrityksen strategiassa.

Useissa monikielisissä työyhteisöissä johtamisen, viestinnän ja kansainvälistymisen apuna onkin käytössä oma kielipolitiikka ja erillinen kielistrategia.

Kielistrategialla tarkoitetaan konkreettista ja kirjallista ohjeistusta, johon on koottu yleisiä suuntaviivoja ja konkreettisia ohjeita kokonaisviestinnän parantamiseksi ja yhdenmukaistamiseksi. Kattava kielistrategia perustuu yrityksen strategiaan, visioon ja arvoihin, ja on tärkeä työkalu esimerkiksi uudelle työntekijälle.

Kielistrategia laaditaan osaksi yrityksen kansainvälistymisstrategiaa, ja se on myös yksi johdon työkaluista ulkomaankaupan vauhdittamisessa. Kielistrategiassa tartutaan ennalta kohdemarkkinoille ominaisiin viestinnän haasteisiin, mutta sen tarkoitus on helpottaa kommunikointia myös yrityksen sisällä.

Lisää tietoa kielistrategiasta ja ohjeet sen laatimiseen löydät aiemmasta artikkelistamme.

Lue myös, miten asiakkaamme Sun Chemical on rakentanut toimivaa yrityskulttuuria 20 000 hengen globaalille työyhteisölleen!

Etäyhteisöllisyyttä rakennetaan empatian avulla

Viestintä ei ole pelkästään johdon tehtävä. Huomion kiinnittäminen omaan viestintään on tärkeää, koska koemme etänä yksinäisyyttä ja tulkitsemme asioita helpommin negatiivisen kautta.

Kielivalinta auttaa luottamuksen rakentamisessa, oli kyse asiakassuhteesta tai kanssakäymisestä uuden kollegan kanssa.

Tulkintahaasteissa auttavat esimerkiksi kieli- ja sanavalinnat eli oman digitaalisen äänensävyn tutkailu.

Kokosimme lingolaisten kesken muistilistan siitä, miten sinä ja minä voimme kaikki vaikuttaa omien tiimiemme hyvinvointiin viestinnällä:

Kiinnitä omille ihmisille viestiessä huomiota

• minkä kielen valitset
• missä kanavassa viestit
• millaisia sanoja käytät
• milloin ja mistä asioista viestit – älä tuhlaa toisen aikaa!
• puhutteletko toista ystävälliseen vai kriittiseksi tulkittavaan sävyyn
• sanotko selkeästi – voiko viestin ymmärtää väärin?
• tuleeko keskustelukumppani kuulluksi
• muistathan kiittää ja antaa positiivista palautetta
• onhan tekstisi helppolukuista, ytimekästä ja aiheeseen sopivaa
• saahan kaveri kaiken tarvitsemansa tiedon

Pyri

• luottamuksen rakentamiseen
• motivointiin
• tasa-arvoisuuteen ja vastaanottajaa arvostavaan viestintään
• nopeaan reagointiin
• tekstin luettavuuteen / puheen ymmärrettävyyteen
• tasapuolisuuteen ja samanaikaisuuteen isommalle joukolle viestiessä
• yhdessä sovittujen pelisääntöjen noudattamiseen
• hyväntahtoisuuteen ja inhimillisyyteen

We are still in this together!